Система учета рабочего времени WorkApp
Разработка онлайн-сервиса, личного кабинета и кроссплатформенного приложения (Windows, Linux, MacOS) для сбора, обработки и анализа данных о рабочем времени сотрудников.
Система учета рабочего времени
Разработка онлайн-сервиса, личного кабинета и кроссплатформенного приложения (Windows, Linux, MacOS) для сбора, обработки и анализа данных
Технологический стек
Front-end
- JavaScript
- React (react-redux)
Back-end
- TypeScript
- NestJS
- mikro-orm
- MySQL
Приложение
- Electron
- TypeScript
- React (react-redux, redux-observable, antd)
Проблема
В 2019 году внутри нашей компании назрела острая необходимость в организации механизма контроля рабочего времени сотрудников с целью повышения эффективности труда, а также корректной оценки расходов в проектной деятельности.
Специфика деятельности digital-агентств вынуждает часто переключать сотрудников между разными проектами, планирование даётся с большим трудом, т.к. во многом на сроки влияет скорость реакция клиента при решении тех или иных задач. Многие проекты выполняются по модели взаимодействия «Time&Material» с расчетом за конкретно отработанное время специалистов, в этом случае крайне важна подробная отчетность о проделанной работе, подготовка которой также отнимает время и не всегда бывает достаточно точна. В некоторых проектах задействованы удаленные специалисты, контроль за которыми осуществлять тяжелее, чем за штатными.
Позже было выдвинуто предложение сформировать карту рабочего дня для каждого из сотрудников – небольшой опросный лист, который позволит агрегировать информацию о выполняемых задачах в стандартизированном виде, что позволит проджект-менеджерам ежедневно иметь контрольную сводку по каждому члену своей команды и оперативно корректировать производственные процессы.
MVP
На первом этапе было разработано windows-приложение, которое каждый час демонстрирует уведомление и предлагает сотруднику заполнить информацию о выполненных задачах за прошедший час. Клик по уведомлению открывает всплывающее окно, содержащее 2 поля для ввода: «Проект» и «Задача». Первое используется для сортировки данных по конкретному проекту в момент проведения анализа проджект-менеджером, а «Задача» позволяет указать более подробную информацию в произвольном виде.
Чтобы приложение меньше отвлекало сотрудников сначала демонстрируется лишь уведомление о необходимости заполнения информации. Но для того, чтобы сотрудник не забыл заполнить информацию, в случае если он этого не сделал в течении 15 минут – всплывающее окно появится автоматически поверх других окон.
Также, был разработан личный кабинет для проджект-менеджеров, который позволит провести анализ выполненных задач по каждому из сотрудников, сравнить «план-факт», выявить проблемы, оперативно скорректировать план работ.
Результаты внедрения прототипа
Прототип сервиса хорошо себя зарекомендовал спустя 3 месяца после внедрения в компании. Эффективность работы сотрудников, ровно, как и рентабельность выросли на 20% — 35%, отчеты о выполненных работах для партнёров, с которыми мы сотрудничаем в формате «Time&Material» стали значительно более прозрачными, а плановые сроки стали сдвигаться значительно реже.
Также, мы получили ряд запросов на внедрение нашей системы на предприятиях наших клиентов и партнёров, поэтому было принято решение о дальнейшем развитии проекта.
Enterprise
После обновлений сервис получил ряд дополнительных возможностей:
- Автоматическое определение нерабочих дней, согласно ТК РФ
- Добавлена возможность редактирования заполненной информации с помощью Личного кабинета. Информацию может отредактировать руководитель, также возможность для просмотра и редактирования может быть предоставлена сотруднику (по умолчанию сотрудник имеет доступ только к приложению, соответственно он не может редактировать ранее заполненную информацию)
- Добавлен журнал изменений, для уведомления руководителя о том, что информация за конкретный час была отредактирована, а также для просмотра всех внесенных изменений
- Скоринг – функционал, позволяющий наглядно продемонстрировать распределение рабочего времени конкретного сотрудника за указанный месяц
- Возможность экспорта календаря выполненных работ в Excel
- Контроль опозданий и задержек
- Просмотр статистики не только в разрезе конкретного сотрудника, но и в разрезе конкретного проекта (какие сотрудники участвовали в проекте, сколько времени потратил на проект каждый из сотрудников, сколько времени было потрачено суммарно, какие задачи были выполнены в рамках выбранного проекта, наглядный календарь участия сотрудников в проекте, сколько времени сотрудником было потрачено на проект от фактически отработанного времени)
- Возможность предоставить уникальную ссылку для просмотра всей информации по конкретному проекту без доступа к другим проектам – полезная возможность для аутстаффинга и аутсорсинга
- Обновлен дизайн личного кабинета и приложения
- Добавлены MacOS- и Linux-версии приложения
- Добавлена мобильная версия личного кабинета для удобного просмотра с мобильных устройств
Результат
На сегодняшний день WorkApp превратился в отдельное обособленное направление. К концу 2020 года сервис WorkApp активно используют более 100 самых разнообразных компаний – от маркетинговых агентств до промышленных предприятий. Вы также можете воспользоваться сервисом WorkApp, так как он совершенно бесплатный.
